Einheitliche Abläufe bei Impfberatung, -aufklärung und -abwicklung sparen Zeit, die das Praxisteam in die Patient:innen investieren kann. Positiver "Nebeneffekt": Bei einheitlichen Abläufen und der passenden Kommunikation fühlen sich Patient:innen noch besser versorgt. Und auch für die Praxis kann das richtige Impfmanagement ein Gewinn sein.

Mit einer guten Portion Know-how lassen sich viele Prozesse im Praxisalltag entschlacken und gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team verbessern. Wer sich Zeit für die interne Optimierung des Impfmanagements nimmt, tut nicht nur der Gesundheit seiner Patient:innen etwas Gutes, sondern investiert auch in die Wirtschaftlichkeit der Praxis, denn oft handelt es sich um außerbudgetäre Leistungen (z. B. Reiseimpfungen).

Richtig Kommunizieren

Die STIKO-Impfempfehlungen können je nach Patientengruppe teils deutlich variieren, wie z.B. bei der Grippeimpfung. Es ist daher wichtig, das Team mit Fortbildungen zum Thema Impfen auf dem aktuellen Stand zu halten. Das kann z. B. darüber gesteuert werden, dass eine MFA "kernzuständig" ist für das Thema und die Kolleg:innen im zentralen Meeting zeitsparend auf den neuesten Stand bringt.

Letztendlich ist es natürlich eine individuelle Entscheidung der behandelnden Ärzt:in, welche Impfungen sie kombiniert oder einzeln durchführt. Es ist aber essenziell, dass alle auf dem gleichen Level sind, damit nicht z.B. die MFA am Eingang von einer "bloßen Grippeimpfung" spricht, die Ärzt:in dann jedoch eine Kombination mit der Pneumokokken-Impfung aufgrund des Lebensalters bevorzugt.

Durch teils falsche Informationen und Panikmache in den sozialen Medien herrscht bei einigen Patient:innen Unsicherheit bezüglich der Impfnebenwirkungen. Dafür sollten alle Teammitglieder sensibilisiert sein, so kann man mit Rückfragen und Problemen entspannter und professioneller umgehen. Zu den klassischen Impfreaktionen gehören z.B. ein Mattigkeitsgefühl nach der Impfung und eine leicht erhöhte Temperatur, die anzeigt, dass der "Immunsystem-Hochofen" wie gewünscht angelaufen ist. Darauf kann man bereits bei der Aufklärung aktiv hinweisen. Wichtig ist es z.B. auch, nach der Desinfektion ausreichend lange zu warten, sonst wird das alkoholische Desinfektionsmittel mit in die Tiefe genommen. Auch das kann zu Hautreaktionen führen – was auch die nicht direkt involvierten Mitarbeiter:innen wissen sollten.

Beispiel: Direkte Datenaufnahme
Die MFAs am Empfang prüfen bei allen Patient:innen mit Impftermin automatisch den aktuellen Stand mittels Impfausweis und gleichen diese Daten direkt mit den Patientendaten in der Software ab. Dann wird für die Ärzt:in ein Hinweis im PC notiert– oder per Klebezettel auf der Akte angebracht. Was aber tun, wenn sich am Praxiseingang in den relevanten Zeiten (z.B. Herbst/Winter oder vor der Reisezeit im Sommer) eine lange Warteschlange bildet und keine Zeit dafür bleibt? Bestenfalls geben die Patient:innen ihren Impfausweis z.B. eine Woche vor dem Termin ab. Wenn sie dann in die Praxis kommen, ist alles optimal vorbereitet.

Digitalisierung spart Zeit und Aufwand

Eine digitale Impfdokumentation spart enorm Zeit und hat weitere Vorteile: Entweder man lässt sich dafür das in der Praxissoftware enthaltene Modul freischalten oder nutzt eine externe Lösung. Im Praxisalltag kann so u. a. erheblich Zeit für die Dokumentation inkl. Kühlschrankführung gespart werden. Auch gibt es z.B. Textbausteine, die man nutzen kann, um die Impfaufklärung zu dokumentieren – z.B. für den Fall, dass Patient:innen nach der Aufklärung eine Impfung ablehnen. So kann man später belegen, dass auf Wunsch die jeweilige Patient:in nicht geimpft wurde, wenn diese beispielsweise im nächsten Frühjahr mit Influenza in die Praxis kommt. Außerhalb der COVID-19-Impfungen ist kein Unterschreiben der Impfaufklärung notwendig, daher ist diese digitale Dokumentation im Streitfall umso wertvoller. Im PC muss dann die Impfchargennummer dokumentiert werden, aber auch im Impfpass (mit dem Originalaufkleber). Bei digitaler Impfdokumentation kann ein extra "Ringbuch", in dem der zweite Chargenaufkleber landet, hilfreich sein. Nicht zu vergessen: Beim Arztstempel unterschreibt die Ärzt:in – keinesfalls die MFA "im Auftrag"! Das lässt sich im Praxisalltag z.B. in der Zeit organisieren, in der die Patient:innen nach der Impfung ein paar Minuten warten, bevor sie die Praxis verlassen. Alternativ könnten Patient:innen den Impfausweis auch am Folgetag abholen.

Impfzeit ist immer

Im Praxisalltag lohnt es sich, nicht abzuwarten, bis Patient:innen mit einem unklaren Impfwunsch an den Tresen treten. Produktneutrale Aufsteller und Broschüren (z.B. von der BZgA oder dem Deutschen Grünen Kreuz) helfen, einzelne Zielgruppen vorab zu informieren, und sparen Beratungszeit vor Ort.

Natürlich kann es immer passieren, dass Patient:innen trotz Termin warten müssen. Man sollte aber darauf achten, dass bei Impfterminen keine zu langen Wartezeiten entstehen. Patient:innen, die gesund in die Praxis kommen, sollten schließlich nicht "stundenlang" mit verschnupften Menschen zusammen im Wartezimmer sitzen müssen. Auch hier hilft ein hohes Maß an Digitalisierung, indem z.B. Aufklärungsbögen vorab bereitgestellt und ausgedruckt werden, sodass vor Ort quasi nur noch die Impfspritze angesetzt wird. Bei einer Praxiszertifizierung habe ich jüngst wieder gesehen, was alles möglich ist und wie viel Zeit das spart. Dort bekommt die jeweilige Patient:in zu fast allen Themen vorab den entsprechenden QR-Code zum Infobogen vorab aufs Handy und unterschrieben werden kann dann in der Praxis auch digital am Tablet. Das reduziert die Zeit beim Anamnesegespräch mit der Ärzt:in genauso wie es die rechtssichere Dokumentation in der Praxissoftware durch die Mitarbeiter:innen erleichtert. |

Praxistipp: Wann ist Delegieren erlaubt?
Abseits der Corona-Impfungen können Ärzt:innen die Durchführung der Impfung an eine MFA delegieren. Dazu gehört auch das jeweilige Anamnese-Aufklärungsgespräch, das einiges an Zeit bindet. Wichtig ist, dass ein Arzt-Patienten-Kontakt erfolgt (s. Epidemiologisches Bulletin des RKI). Mit der Fortbildung zur VERAH® ist bei einem Hausbesuch auch die Grippeimpfung durch die Mitarbeiter:in möglich. In der Praxis darf die Grippeimpfung – bei Anwesenheit der Ärzt:in – delegiert werden.



Autorin

© PKV-Institut
Iris Schluckebier

Praxisberaterin & Coach,
PKV-Institut: Fachl. Beirat und Referentin, u. a. IhF/VERAH-Referentin
E-Mail: schluckebier.iris@gmail.com
Interessenkonflikte: Die Autorin hat keine deklariert

Erschienen in: doctors|today, 2022; 2 (12) Seite 54-55