Längst vermerkt man seine alltäglichen Termine nicht mehr im Taschenkalender oder pinnt sie mit dem Klebezettel an den Computer. Kein Wunder, dass sich auch immer mehr Patient:innen wünschen, ihre Termine in der Praxis online zu vereinbaren: ohne großen Aufwand und möglichst mit einer automatisierten Terminerinnerung.
Während viele Digitalisierungsversprechen für die Hausarztpraxis deutlich mehr Aufwand bedeuten und im Praxisalltag kaum Zeit einsparen, könnte die Begeisterung der Deutschen für virale Termine aller Art ein Gamechanger "im Kleinen" werden. Hier profitieren beide Seiten, ohne dass es für die eine oder andere Partei einen merklichen Mehraufwand mit sich bringt. Mit einem Online-Tool zur Terminvereinbarung werden in der Hausarztpraxis vor allem die Mitarbeiter:innen an der Anmeldung entlastet, da viele der zeitaufwendigen Telefonate zur Terminfindung entfallen. Gleichzeitig verbessert sich die telefonische Erreichbarkeit für Patient:innen, die konkrete Rückfragen z. B. zu Untersuchungen oder Laborwerten haben. Die Terminbuchung ist unabhängig von den Sprechzeiten. Selbst an Wochenenden oder nach Feierabend kann man die Praxis so gut erreichen. Die Warteschlangen im Eingangsbereich werden kürzer, da Erst- oder Folgetermine nicht mehr vor Ort vereinbart werden müssen, sondern bequem von zu Hause erledigt werden: ein zusätzlicher Vorteil, der nicht nur in Pandemie- und Grippezeiten die Situation in der Praxis entspannt. Eine Automatisierung der Terminbuchung kann Übertragungsfehler reduzieren (händisch zu digital) und so auch zum Qualitätsmanagement beitragen.
Nachfrage und wirtschaftliche Relevanz
Bereits jeder Dritte in Deutschland (32 %) hat schon einmal online einen Arzttermin vereinbart – ein Jahr zuvor waren es laut Bitkom noch 26 %. Ein weiteres Drittel (34 %) kann sich vorstellen, Arzttermine künftig per Internet zu vereinbaren [1]. Gleichzeitig verbringt das Praxispersonal immer noch ein Drittel seiner Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Die aktive Nutzung digitaler Tools z.B. bei Anmelde- und Anamneseprozessen könne laut einer aktuellen Umfrage sowohl für Ärzt:innen als auch MFAs bis zu vier Minuten Zeitersparnis pro Patient:in bedeuten. Legt man die durchschnittlichen Stundensätze für Ärzt:innen und MFAs zugrunde, ergebe dies rund 6,50 € Ersparnis pro Patient:in [2].
Auf der Suche nach der passenden Lösung...
Viele Praxen spielen schon seit Längerem mit dem Gedanken, die eigene Internetseite mit einem Online-Terminkalender aufzurüsten. Die individuelle Umsetzung auf der eigenen Internetseite kann jedoch aufwendig ausfallen. Auch gilt es, den neuesten Sicherheitsrichtlinien zu entsprechen. Eine praktikablere Lösung sind fertig konfigurierte externe Systeme, die keine Anpassungen auf der Praxis-Website notwendig machen, da die komplette technische Abwicklung über die Website des Anbieters läuft. Auf der Internetseite der Praxis wird dann ein Hinweis mit dem Link zum Angebot kommuniziert, der auch bequem per Mail oder SMS versendet werden kann. Zusätzlich ist ein entsprechender Tipp auf dem Anrufbeantworter praktisch: Hängen Patient:innen dann z. B. in der Telefonschleife, können sie direkt auf eine Online-Terminvereinbarung ausweichen. Entscheidend ist, dass die Praxis weiterhin die volle Planungshoheit über ihre Terminvergabe behält. Optimalerweise lässt sich dieses Termintool in die bereits im Einsatz befindliche Praxissoftware integrieren. Wer möglichst flexibel bleiben möchte, entscheidet sich für eine Lösung, die von verschiedenen Endgeräten (Smartphone, Tablet oder PC) angesteuert werden kann. Im Praxisalltag können auch integrierte Auswahlfragen, welche die Patient:in im Rahmen der Online-Buchung beantwortet, hilfreich sein: Bevor die Patient:in in die "virale Warteliste" eintritt, können Sie ihr so bereits konkrete Fragen stellen. Aufgrund der Antworten erhält diese Patient:in dann z. B. vorab und voll automatisch wichtige Informationen (z.B. zur Vorbereitung des Impftermins) und sie wird direkt der richtigen Warteliste zugeordnet (Grippe-Impftermin, Erstgespräch neue Patient:in, Kontrolluntersuchung etc.). Für Patient:innen besonders praktisch sind Systeme, bei denen sie automatisch an ihre Termine erinnert werden und eine Info bei einer etwaigen Zeitverzögerung erhalten.
Den Datenschutz ernst nehmen
Sicherheitsaspekte spielen beim digitalen Austauch von sensiblen Daten natürlich eine entscheidende Rolle. Deswegen lohnt sich bei der Auswahl des Terminsystems ein intensiver Blick auf das Sicherheitskonzept. Wichtig ist z. B. eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der Daten bei ihrem Transfer. Auch muss die Datenspeicherung beim Anbieter DSGVO-konform und nach den gängigen Sicherheitsstandards erfolgen. Um eine höhere Datensicherheit zu erzielen, kann der interne Datenaustausch z. B. dahingehend abgesichert werden, dass die erhobenen Patientendaten nicht ungefragt mit Patienteninformationen aus der Praxis verknüpft werden. Auch eine TÜV-Zertifizierung oder ein entsprechendes EU-Sicherheitspatent können Hinweise auf ein erhöhtes Maß an Datensicherheit sein.
Mehr Durchblick durch besseren Überblick
Mit der wachsenden Nachfrage nach Werkzeugen für die Online-Terminvergabe in der Arztpraxis ist auch das Angebot gewachsen. Die technischen Lösungen fallen teils recht unterschiedlich aus, so dass sich für die meisten Hausarztpraxen eine optimale Lösung finden lassen sollte, je nach den individuellen Zielsetzungen vor Ort. Dabei sind laut einer aktuellen Umfrage gerade Ärzt:innen bei der Nutzung neuer Medien und Kommunikationskanäle noch zurückhaltend: Zwar haben acht von zehn bereits von Online-Buchungssystemen für Patiententermine gehört, aber nur jede dritte Ärzt:in nutzt sie auch bereits. Als Anregung dafür, sich intensiver mit dem Thema zu beschäftigen haben wir auf der folgenden Doppelseite beispielhafte Systeme aufgelistet, die für den Einsatz in der Arztpraxis spezialisiert sind.
Erschienen in: doctors|today, 2021; 1 (11) Seite 62-65